home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Grab Bag / Shareware Grab Bag.iso / 005 / mygl.arc / HELP.DOC < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1987-03-02  |  7.3 KB  |  159 lines
  1.  
  2. ENTERING DATA into GL v1.12 for the first time:
  3.  
  4. Setup
  5. -----
  6. Enter the line FILES=20 into the CONFIG.SYS file on your boot disk.
  7.  
  8. Copy all distribution files into a subdirectory on your hard disk, preferably 
  9. (not necessarily) called \GL.  The following commands should get you going, 
  10. provided your system "boots" from the hard disk, and the hard disk is drive C, 
  11. and you have placed the GL distribution disk into the floppy drive A. 
  12.  
  13.                  C:                 <press Enter>
  14.                  CD \               <press Enter>
  15.                  MD GL              <press Enter>
  16.                  CD GL              <press Enter>
  17.                  COPY A:*.* C:/V    <press Enter>
  18.                  GL MYGL.INF        <press Enter> 
  19.  
  20. Run the GL program by typing GL MYGL.INF.  This creates a user information 
  21. file called MYGL.INF (you can change the name later). 
  22.  
  23. Password
  24. --------
  25. You will need to enter a password.  Anything will do, but DON'T FORGET IT.  If 
  26. you don't want to be bothered by a password, just press the Enter key.  There 
  27. is absolutely no way to recover your password if you forget it.  
  28.  
  29. (Your files are coded to prevent unprogrammed access to your Journal data.  
  30. Only the GL program itself can alter your files in any meaningful way.  Any 
  31. other attempt will be more or less destructive, and GL will soon detect the 
  32. kind of data integrity errors that prompt you to restore from backup.  The 
  33. system is self-correcting, although not quite self-healing!) 
  34.  
  35.  
  36. User Information
  37. ----------------
  38. You will need to set up your User Information file, first thing.  This is 
  39. option F5 on the main menu, but the first time you run GL, you get to do this 
  40. automatically.  
  41.  
  42. For the most part, the info required here is self-explanatory -- except for 
  43. the pathname to your data files, and printer command bytes.
  44.  
  45.  
  46. Pathname
  47. --------
  48. All you *really* need to know about MS-DOS in order to use GL is how to copy 
  49. files onto your hard disk, and thereafter, how to start up the GL program!  
  50. You DON'T need to change the data pathname. 
  51.  
  52. But you MAY change the name of the subdirectory which contains (or will 
  53. contain) your data, if you wish.  IF THAT SUBDIRECTORY DOES NOT YET EXIST, IT 
  54. WILL BE CREATED.  You can build up a complex pathname in steps, one 
  55. subdirectory at a time.  For example, if "C:\GL\MYFILES" is your intended 
  56. path, but neither C:\GL nor C:\GL\MYFILES exists yet, just edit the pathname 
  57. in stages, from the top down, and each of the new subdirectories will be made 
  58. on each pass.  (This is easier done than said!  The GL program will keep you 
  59. informed of what is happening.) 
  60.  
  61. Top down in stages (you are probably in the Current Working Directory, if you 
  62. followed the suggestions above): 
  63.  
  64.           C:\GL                   <CURRENT WORKING DIRECTORY>
  65.           C:\GL\MYGL              <new subdirectory is created>
  66.           C:\GL\MYGL\MYFILES      <new subdirectory is created>
  67.  
  68.  
  69.  
  70. Editing 
  71. -------
  72. You edit by using the left and right arrow keys, and by TYPING OVER what you 
  73. want to change.  What you see is what you get. 
  74.  
  75.  
  76. Location
  77. --------
  78. Note that your USER INFORMATION file, such as "MYGL.INF", normally resides in 
  79. the same subdirectory as your GL.EXE and all of your data files.  
  80.  
  81. If you can't find "MYGL.INF" there, it will be in the CURRENT WORKING 
  82. DIRECTORY from which you started up the GL program.  The name of your user 
  83. information file should (but not must) include the .INF suffix, to make a 
  84. distinction between MYGL.INF (user info) and MYGL (a subdirectory with data 
  85. files in it). 
  86.  
  87. If these little MS-DOS pitfalls are completely beyond you, the best course to 
  88. follow is:  DO NOT CHANGE ANY SUGGESTED PATHNAME provided by GL.  And do not 
  89. move or relocate any file which GL creates -- they all have file names like 
  90. GL.*, such as GL.JNL, GL.CHT, etc.   
  91.  
  92.  
  93. Printer Command Bytes
  94. ---------------------
  95. Your printer command bytes are entered in DECIMAL, and separated by spaces.  
  96. You find them in your PRINTER MANUAL.  You need two:  One to select NORMAL 
  97. printing on regular continuous-form white paper, and one to select COMPRESSED 
  98. text.  If you have a WIDE CARRIAGE printer that accepts wide paper, you can 
  99. leave the second printer command blank.  The DEFAULT printer commands are for 
  100. the Epson (and compatible) series of parallel printers.
  101.  
  102.  
  103.  
  104. Now then:  BEGINNING BALANCES
  105. -----------------------------
  106. All data enters GL through the General Journal, including your beginning 
  107. balances.  To make this task easier, you should first close the books on your 
  108. old, paper system.  Get a list of your existing accounts and their current 
  109. balances together and ready for reference. 
  110.  
  111. Then enter your Chart of Accounts into GL, F3 on the main menu.  There may be 
  112. a difference between your old and new account codes if you are currently using 
  113. a special-purpose or non-standard numbering scheme.  Do not get too fancy when 
  114. selecting Account Types -- use the regular posting type for all accounts, you 
  115. can change types later. 
  116.  
  117. Then, go to the General Journal, F4 on the main menu.  One after the other, 
  118. enter your old amounts (press F3 to see a list of your new accounts).  Enter 
  119. "* Beginning Balances *" as the item memorandum (first account).  The first 
  120. entry you make must be a debit, thereafter you can flip from the credit to the 
  121. debit side by pressing the MINUS SIGN (hyphen) key. 
  122.  
  123. If your running balance goes to zero during this process (not likely, but not 
  124. impossible either!), accept the Journal Worksheet, go back to General Journal 
  125. and continue entering your remaining accounts. 
  126.  
  127. You will not be able to carry forward the amount of your PRIOR RETAINED 
  128. EARNINGS directly.  You should enter this amount as a credit to a Revenue 
  129. account (assuming you have a profit!), and then do a PERIODIC CLOSE (after all 
  130. your other balances are entered).  The amount will be transferred to GL's 
  131. Retained Earnings account, and the procedure will be documented in your audit 
  132. trail until you do a Year End Close (after which it is a Balance Forward...!). 
  133.  
  134. IF YOU CANNOT SUCCESSFULLY ENTER all your beginning balances, you have made an 
  135. error in the Trial Balance from your *old* system, or else you have made a 
  136. data entry error somewhere along the way.  Have all debits gone to the LEFT 
  137. column, all credits to the RIGHT column?  Remember the MINUS key...! 
  138.  
  139. To recover, just press the Escape key.  Go back and check your arithmetic 
  140. again!  You can DESTROY your work and START OVER by going to the Chart 
  141. Maintenance section, F3 on the main menu, and selecting the "hidden" F9 
  142. option, Blank Ledger.  This option does not affect the Chart, except to set 
  143. its balances to zero. 
  144.  
  145. Once you have entered your beginning balances, you should print out your audit 
  146. trail, F7 from the Reports menu, and then do a Periodic Close, F8 from the the 
  147. Main Menu.  If an audit trail is not critical at this point (it probably 
  148. isn't), go ahead and do a Year End Close also.  Everything will now be 
  149. labelled Balance Forward.  Note that you must do Periodic before Year End. 
  150.  
  151.  
  152. Starting GL the NEXT time
  153. -------------------------
  154. The next time you start the GL program, simply CHDIR to the subdirectory which 
  155. contains the GL.EXE and type GL MYGL.INF again.  All the preliminary set up is 
  156. done, and GL will always find your data files where you said they'd be. 
  157.  
  158.  
  159.